Một Máy Quét Tài Liệu AI cho Hóa Đơn, Đơn Thuốc, Danh Thiếp và Sao Kê Ngân Hàng

Chuyên gia hiện đại phải xử lý ít nhất nửa chục loại tài liệu trong bất kỳ tuần nào. Một hóa đơn từ nhà cung cấp đến và cần được ghi nhận trong hệ thống kế toán. Một đơn thuốc được nhận tại hiệu thuốc và nên được ghi lại ở một nơi đáng tin cậy hơn là ngăn kéo nhà bếp. Một danh thiếp được trao đổi tại hội nghị và thông tin liên lạc cần được nhập vào điện thoại trước khi danh thiếp bị mất trong túi laptop. Một sao kê ngân hàng đến và các giao dịch cần được đối chiếu. Một biên lai từ bữa trưa kinh doanh cần được đính kèm vào báo cáo chi phí. Một kết quả xét nghiệm từ khám sức khỏe định kỳ nên được so sánh với con số của năm ngoái. Mỗi loại tài liệu này tồn tại ở định dạng khác nhau với các trường khác nhau và mục đích khác nhau, và cho đến gần đây, mỗi loại đều yêu cầu quy trình riêng để số hóa.

Bối cảnh ứng dụng phản ánh sự phân mảnh này. Có những máy quét biên lai chuyên dụng, những máy quét danh thiếp chuyên dụng, những công cụ xử lý hóa đơn chuyên dụng, những trình đọc tài liệu y tế chuyên dụng. Mỗi cái làm công việc cụ thể của nó khá tốt nhưng tạo ra silo dữ liệu riêng, tài khoản riêng để duy trì, giao diện riêng để tìm hiểu, và đăng ký riêng phải thanh toán. Tính chặt chẽ về nhận thức của việc duy trì sáu ứng dụng quét chuyên biệt cho sáu loại tài liệu là đủ lớn để hầu hết mọi người đều sử dụng đường dẫn ít kháng cự nhất: chụp ảnh bằng máy ảnh điện thoại, thả vào thư mục, và hy vọng rằng "ảnh tài liệu trong thư mục" là hệ thống tổ chức đủ. Nó không bao giờ được, nhưng sự thay thế của việc sử dụng nhiều công cụ chuyên biệt cảm thấy tệ hơn.

Máy quét tại scan.yeb.to sử dụng một cách tiếp cận hoàn toàn khác biệt. Một điểm cuối xử lý tám loại tài liệu. Tải lên ảnh của bất kỳ tài liệu được hỗ trợ nào, và AI xác định loại tài liệu nào, áp dụng logic trích xuất thích hợp cho loại đó, và trả lại dữ liệu có cấu trúc được định dạng cụ thể cho nội dung mà tài liệu đó chứa. Một hóa đơn quay lại với tên nhà cung cấp, số hóa đơn, các mục hàng, số tiền thuế, và tổng số tiền phải thanh toán. Một danh thiếp quay lại với tên, chức danh, công ty, số điện thoại, email, và trang web. Một đơn thuốc quay lại với tên thuốc, liều lượng, tần suất, và bác sĩ kê đơn. Trích xuất được chuyên biệt hóa cho mỗi loại tài liệu, nhưng quy trình làm việc là phổ quát: chụp ảnh, tải lên, nhận dữ liệu.

Mỗi Loại Tài Liệu Tạo Ra Cái Gì và Tại Sao Trích Xuất Chuyên Biệt Lại Quan Trọng

Một máy quét OCR chung xử lý mọi tài liệu theo cách tương tự: nó đọc văn bản trên trang và trả lại một khối văn bản. Kết quả quét danh thiếp kinh doanh thông qua OCR chung là một chuỗi các từ và số có thể trông giống như "John Smith Marketing Director Acme Corp 555-0123 [email protected]" mà không có chỉ dẫn nào về phần nào là tên, phần nào là chức danh, phần nào là số điện thoại, và phần nào là email. Người dùng phải phân tích kết quả đó theo cách thủ công và đặt từng thông tin vào trường chính xác của trình quản lý liên hệ của họ. Điều này hơi tốt hơn so với việc nhập danh thiếp bằng tay, nhưng chỉ là hơi tí.

Trích xuất chuyên biệt thay đổi phương trình hoàn toàn. AI không chỉ đọc văn bản trên danh thiếp kinh doanh; nó hiểu rằng danh thiếp kinh doanh chứa các loại thông tin cụ thể được sắp xếp theo những mô hình dự đoán được. Tên xuất hiện gần đầu. Chức danh xuất hiện dưới tên. Số điện thoại theo các mô hình chữ số dễ nhận biết. Địa chỉ email chứa ký hiệu @. Trang web bắt đầu bằng các tiền tố dễ nhận biết. Bằng cách hiểu ngữ nghĩa của danh thiếp kinh doanh thay vì chỉ các ký tự, trích xuất tạo ra các trường có nhãn đúng, được phân tách đúng có thể chảy trực tiếp vào cơ sở dữ liệu liên hệ mà không cần phân tích cú pháp thủ công. Nguyên tắc tương tự áp dụng cho mọi loại tài liệu mà máy quét xử lý, mỗi loại với mô hình ngữ nghĩa riêng và logic trích xuất riêng.

Hóa đơn có lẽ là loại tài liệu phức tạp nhất vì chúng kết hợp các yếu tố tường thuật (tên công ty, địa chỉ, điều khoản thanh toán, ghi chú) với các yếu tố bảng biểu (các mục có mô tả, số lượng, tỷ lệ, và số tiền) và các yếu tố được tính toán (tổng phụ, tỷ lệ thuế, giảm giá, tổng cộng). Trích xuất cần xử lý cả ba yếu tố đồng thời, phân tích thông tin nhà cung cấp từ tiêu đề, các khoản phí riêng lẻ từ bảng mục, và tóm tắt tài chính từ chân trang. Các công ty khác nhau định dạng hóa đơn của họ khác nhau, từ bố cục đơn cột tối giản đến các tài liệu đa phần phức tạp với logo, điều khoản và điều kiện, và các phần tử dòng thuế. AI xử lý sự biến đổi này bằng cách hiểu hóa đơn là gì thay vì hóa đơn cụ thể trông như thế nào, điều này có nghĩa là nó hoạt động với hóa đơn từ bất kỳ nhà cung cấp nào mà không yêu cầu các mẫu được cấu hình trước.

Đơn thuốc trình bày một thách thức hoàn toàn khác. Các đơn thuốc y tế sử dụng ký hiệu chuyên biệt mang lại ý nghĩa ảnh hưởng đến cuộc sống. "500mg BID x 14d" có nghĩa là 500 miligram hai lần mỗi ngày trong mười bốn ngày, và đọc sai bất kỳ phần nào của ký hiệu đó có hậu quả nghiêm trọng hơn nhiều so với đọc sai một mục hàng trên hóa đơn. Trích xuất đơn thuốc của máy quét được thiết kế với sự nhạy cảm này, phân tích không chỉ tên thuốc và liều lượng mà còn tần suất, khoảng thời gian, tên bác sĩ kê đơn, và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào. Kết quả có cấu trúc giúp bạn dễ dàng duy trì lịch sử thuốc cá nhân bao gồm không chỉ những gì được kê đơn mà khi nào, bởi ai, và liều lượng bao nhiêu, đó là chính xác loại thông tin có giá trị trong tư vấn y tế trong tương lai nhưng hầu như không bao giờ được theo dõi một cách có hệ thống bởi bệnh nhân.

Sao Kê Ngân Hàng và Đường Ống Tài Liệu Tài Chính

Sao kê ngân hàng nằm ở giao điểm của theo dõi tài chính và quét tài liệu vì chúng chứa chính xác loại dữ liệu có cấu trúc, lặp lại mà nhiều kỹ năng nhất để nhập theo cách thủ công và có giá trị nhất khi được số hóa. Một sao kê ngân hàng hàng tháng có thể chứa năm mươi, một trăm, hoặc vài trăm giao dịch riêng lẻ, mỗi cái với ngày, mô tả, và số tiền. Nhập chúng vào bảng tính hoặc hệ thống kế toán là một bài tập trong khả năng chịu đựng mà hầu hết mọi người đều tránh, điều này có nghĩa là dữ liệu cấp độ giao dịch chi tiết trong sao kê ngân hàng không được sử dụng bởi đa số mọi người nhận chúng. Sao kê được xem qua, tổng số dư được ghi chú, và giấy đi vào tệp nơi nó sẽ không bao giờ được nhìn lại.

Quét sao kê ngân hàng thông qua scan.yeb.to trích xuất mỗi giao dịch dưới dạng hồ sơ có cấu trúc. Mỗi hồ sơ chứa ngày tháng, mô tả (thường bao gồm tên người bán hoặc loại giao dịch), và số tiền. Các số dư mở và đóng được ghi lại, như những phần tóm tắt bất kỳ phần nào phá vỡ hoạt động của tháng theo danh mục. Kết quả có cấu trúc này có thể được đưa vào phần mềm kế toán, so sánh với hồ sơ trong receipts.yeb.to để khớp biên lai, hoặc đơn giản được sử dụng làm cơ sở cho bản đánh giá chi tiêu cá nhân sẽ không thực tế nếu tiến hành từ sao kê in ấn.

Sự kết hợp của quét biên lai và quét sao kê ngân hàng tạo ra một quy trình tài chính đặc biệt mạnh mẽ. Biên lai cung cấp chi tiết: cái gì được mua, mục theo mục, tại mỗi người bán. Sao kê ngân hàng cung cấp tính hoàn chỉnh: mọi giao dịch, bao gồm những giao dịch không tạo ra biên lai giấy. Cùng với nhau, họ cung cấp một cái nhìn toàn diện về chi tiêu mà không ai trong số họ cung cấp riêng. Biên lai cho thấy rằng khoản phí 47 euro tại cửa hàng tạp hóa được tạo thành từ các mục cụ thể ở những giá cụ thể. Sao kê ngân hàng cho thấy rằng khoản phí 47 euro xảy ra vào thứ ba lúc 3:14 chiều và có cả khoản phí 12 euro tại một quán cà phê vào cùng ngày chiều mà không tạo ra biên lai xứng đáng quét. Cả hai lớp thông tin đều hữu ích, và máy quét thống nhất làm cả hai có sẵn thông qua cùng một quy trình làm việc.

Tám Loại Trong Thực Hành và Chọn Khi Nào Để Quét

Tám loại tài liệu mà máy quét hỗ trợ là biên lai, hóa đơn, đơn thuốc, danh thiếp, sao kê ngân hàng, kết quả xét nghiệm, tài liệu nhận dạng, và tài liệu chung. Mỗi loại có mô hình trích xuất riêng, nhưng mô hình sử dụng trên tất cả chúng tuân theo cùng một đường cong áp dụng. Mọi người bắt đầu bằng cách quét loại tài liệu giải quyết nhu cầu kỳ cận của họ. Đối với một nhà tự do, đó thường là hóa đơn. Đối với người quản lý sức khỏe của họ, đó là kết quả xét nghiệm và đơn thuốc. Đối với một người tham dự hội nghị, đó là danh thiếp. Khi thói quen quét hình thành xung quanh một loại tài liệu, nó mở rộng một cách tự nhiên để khác vì quy trình làm việc là giống nhau và rào cản để thêm loại khác là không.

Câu hỏi khi nào để quét về cơ bản là câu hỏi khi dữ liệu có cấu trúc có giá trị hơn ảnh. Đối với biên lai từ bữa trưa kinh doanh cần đi vào báo cáo chi phí, câu trả lời luôn là: quét tiết kiệm thời gian hơn nó chi phí. Đối với một biên lai tạp hóa ngẫu nhiên mà không có thuế hoặc tác động theo dõi, câu trả lời phụ thuộc vào việc liệu theo dõi chi phí có phải là một phần của thói quen hàng ngày. Đối với sao kê ngân hàng, câu trả lời phụ thuộc vào việc liệu dữ liệu giao dịch có phục vụ mục đích ngoài những gì cổng thông tin trực tuyến của ngân hàng đã cung cấp. Máy quét không quy định quy trình làm việc; nó cho phép bất cứ quy trình làm việc nào người dùng cần, từ tài liệu quét tất cả toàn diện đến quét có mục tiêu chỉ những tài liệu có phục vụ mục đích ngay lập tức.

Loại tài liệu chung phục vụ như một giải pháp toàn diện cho các tài liệu không phù hợp gọn gàng vào bảy loại khác. Hợp đồng, thư, biểu mẫu, thông báo, chứng chỉ, cho phép, và bất kỳ tài liệu giấy nào khác chứa văn bản đáng để số hóa có thể được xử lý thông qua đường ống trích xuất chung. Kết quả cho các tài liệu chung là nội dung văn bản đầy đủ với định dạng cấu trúc được bảo tồn, điều này làm cho nó hữu ích cho mục đích lưu trữ, tìm kiếm, và tham khảo ngay cả khi không có trích xuất trường chuyên biệt mà các loại tài liệu chuyên dụng cung cấp. Điều này có nghĩa là máy quét không bao giờ từ chối một tài liệu vì nó không khớp một loại đã biết. Mọi thứ đều có thể quét được, và mọi thứ đều tạo ra kết quả hữu ích, với các loại chuyên biệt tạo ra kết quả có cấu trúc đặc biệt hữu ích được điều chỉnh theo nội dung của chúng.