Laskut Reseptit Käyntikorttit ja Tiliotteet – Yksi Skanneri Kaikkeen

Moderni ammattilainen jonglöi vähintään puolella tusinalla asiakirjatyypillä joka viikolla. Lasku tulee toimittajalta ja se on kirjattava kirjanpitojärjestelmään. Resepti noudetaan apteekista ja se olisi merkittävä jonnekin luotettavammaksi paikaksi kuin keittiölaatikkoon. Käyntikortti vaihdetaan konferenssissa ja yhteystiedot on saatava puhelimeen ennen kuin kortti katoaa kannettavan tietokoneen laukusta. Tiliote saapuu ja liiketoimet on täsmäytettävä. Kuitti liikealallisesta lounaasta on liitettävä kulukertomusraporttiin. Laboratoriotulos vuotuisesta tarkastuksesta olisi verrattava viime vuoden lukuihin. Jokainen näistä asiakirjoista on olemassa eri muodossa eri kenttien kanssa ja eri tarkoituksiin, ja pitkään jokainen vaati oman työnkulunsa digitalisointiin.

Sovellusalue heijastaa tätä fragmentointia. On olemassa dedikoidut kuittiskannerit, dedikoidut käyntikorttiskannerit, dedikoidut laskun käsittelytyökalut, dedikoidut lääketieteelliset asiakirjojen lukijat. Jokainen tekee omaa erityistä tehtävää kohtuullisen hyvin mutta luo oman tietosiiloensa, oman tilinsä hallinnoitavaksi, oman liittymänsä opittavaksi ja oman tilauksensa maksettavaksi. Kuuden erikoistuneen skannaussovelluksen kuuden asiakirjatyypin ylläpidon kognitiivinen kuorma on merkittävä tarpeeksi, että useimmat ihmiset käyttävät vähimmän vastustumisenlinjan: ota kuva puhelimen kameralla, pudota se kansioon ja toivoa, että "asiakirjan valokuva kansiossa" on riittävä organisaatiojärjestelmä. Se ei ole koskaan, mutta vaihtoehto useiden erikoistuneiden työkalujen käyttöä tuntuu pahemmalta.

Skanneri osoitteessa scan.yeb.to käyttää perusteellisesti erilaista lähestymistapaa. Yksi päätepisteistä käsittelee kahdeksan asiakirjatyyppiä. Lataa valokuva mistä tahansa tuetusta asiakirjasta ja tekoäly tunnistaa, minkä tyyppinen asiakirja se on, soveltaa asianmukaista poistologiikkaa tälle tyypille ja palauttaa strukturoituja tietoja, jotka on muotoiltu erityisesti asiakirjan sisältöä varten. Lasku tulee takaisin myyjän nimellä, laskun numerolla, riveillä, verolla ja maksettavalla summalla. Käyntikortti tulee takaisin nimellä, otsikolla, yrityksellä, puhelinnumeroilla, sähköpostilla ja verkkosivustolla. Resepti tulee takaisin lääkkeen nimillä, annoksilla, taajuuksilla ja määräävällä lääkärillä. Poistaminen on erikoistunut jokaiselle asiakirjatyypille, mutta työnkulku on yleinen: valokuvan ottaminen, lataaminen, tietojen vastaanottaminen.

Mitä Jokainen Asiakirjatyyppi Tuottaa ja Miksi Erikoistuneet Poistaminen Merkitsee

Yleinen OCR-skanneri käsittelee jokaisen asiakirjan samalla tavalla: se lukee sivun tekstin ja palauttaa tekstilohkon. Käyntikortin skannaamisen tulos yleisen OCR:n kautta on sanojen ja numeroiden merkkijono, joka saattaa näyttää "John Smith Marketing Director Acme Corp 555-0123 [email protected]" ilman osoitusta siitä, mikä osa on nimi, mikä on otsikko, mikä on puhelinnumero ja mikä on sähköposti. Käyttäjän on jäsentää tämä tuotanto manuaalisesti ja sijoitettava jokainen tietoosa oikeaan kenttään hänen yhteyshallinnoinnillensa. Tämä on marginaalisesti parempi kuin kortin kirjoittaminen käsin, mutta vain marginaalisesti.

Erikoistunut poistaminen muuttaa yhtälöä kokonaan. Tekoäly ei vain lue käyntikortin tekstiä; se ymmärtää, että käyntikortti sisältää erityisiä tietotyyppejä järjestetty ennustettavissa olevissa kuvioissa. Nimet näkyvät lähellä ylhäällä. Otsikot näkyvät nimien alla. Puhelinnumerot seuraavat tunnistettavia numeroita malleja. Sähköpostiosoitteet sisältävät @ -symbolia. Verkkosivustot alkavat tunnetuilla etuliitteillä. Ymmärtämällä käyntikortin semantiikkaa pelkän merkkien sijaan poistaminen tuottaa oikein merkittyjä, oikein erotettuja kenttiä, jotka voivat virrata suoraan yhteystietokantaan ilman manuaalista jäsentämistä. Sama periaate koskee jokaista asiakirjatyyppiä, jonka skanneri käsittelee, jokaista omalla semantiikkamallillaan ja omalla poistamisen logiikallaan.

Laskut ovat kiistatta monimutkaisin asiakirjatyyppi, koska ne yhdistävät narratiivisia elementtejä (yrityksen nimet, osoitteet, maksuehto, huomautukset) taulukkoelementteihin (riviviivat kuvausten, määrien, hinnat ja summat) ja lasketut elementit (osa-summat, veroprosentit, alennukset, yhteensä). Poistamisen on käsiteltävä kaikki kolme samanaikaisesti, jäsentämällä myyjän tiedot otsikosta, yksittäiset kulut riviviivasta ja rahoituksellinen yhteenveto alatunnisteesta. Eri yritykset muotoilevat laskunsa eri tavoin, minimalistisista yksisarakkeen asetteluista laajallisiin monikappaleisiin asiakirjoihin logoilla, ehdoilla ja monilla veroprosenttijakaumilla. Tekoäly käsittelee tämän vaihtelun ymmärtämällä, mikä lasku on, ei kuinka erityinen laskupohja näyttää, mikä tarkoittaa, että se toimii laskuljen kanssa mistä tahansa myyjästä ilman, että vaaditaan esikonfiguroituja malleja.

Reseptit esittävät täysin erilaisen haasteen. Lääkinnölliset reseptit käyttävät erikoistunutta merkintää, jolla on elämää vaikuttava merkitys. "500 mg BID x 14d" tarkoittaa 500 milligrammaa kahdesti päivässä neljätoistapäivän ajan, ja tämän merkinnän minkä tahansa osan virheellinen tulkinta on paljon vakavampia seurauksia kuin laskun riviviivan virheellinen tulkinta. Skannerin reseptin poistaminen on suunniteltu ottaen huomioon tämä herkkyys, jäsentämällä paitsi lääkkeen nimen ja annoksen myös taajuuden, keston, määräävän lääkärin nimen ja kaikki erityiset ohjeet. Strukturoitu tuotanto tekee helpoksi ylläpitää henkilökohtaista lääkehistoriaa, joka sisältää paitsi mitä määrättiin, mutta milloin, kenen toimesta ja millä annoksella, mikä on täsmälleen sellaista tietoa, joka on arvokas tulevien lääkärikäyntien aikana mutta jota potilaat lähes ei koskaan seurata systemaattisesti.

Tiliotteet ja Taloudelliset Asiakirjat Myyntikanavat

Tiliotteet istuvat rahoituksen seurannan ja asiakirjan skannaamisen risteyksessä, koska ne sisältävät täsmälleen sellaista rakenteellista, toistuvaa tietoa, jota on tylsintä syöttää manuaalisesti ja arvokkainta digitalisoinnin jälkeen. Kuukauden tiliote voi sisältää viisikymmentä, sata tai useita satoja yksittäisiä liiketoimia, joissa kullakin on päivämäärä, kuvaus ja määrä. Näiden kirjoittaminen laskentataulukkoon tai kirjanpitojärjestelmään on kestävyyden harjoitus, jota useimmat ihmiset välttävät kokonaan, mikä tarkoittaa, että tiliotteiden yksityiskohtaiset tapahtumatiedot eivät ole käytössä suurimmalla osalla ihmisiä, jotka saavat ne. Lausunto hetkellä katsotaan, kokonaisbalanssi merkitään ja paperi menee tiedostoon, johon sitä ei koskaan enää katsota.

Tiliotteiden skannaaminen osoitteessa scan.yeb.to poistaa jokaisen tapahtuman rakenteelliseksi tietueeksi. Jokainen tietue sisältää päivämäärän, kuvauksen (joka yleensä sisältää jälleenmyyjän nimen tai tapahtumatyypin) ja summan. Avaava ja sulkeva saldo jäävät, kuten myös kaikki yhteenvedon osiot, jotka jakavat kuukauden toiminnan luokittain. Tämä strukturoitu tuotanto voidaan syöttää kirjanpitoohjelmistoon, vertailla osoitteessa receipts.yeb.to oleviin tietueisiin kuitti-yhdistämiselle tai yksinkertaisesti käyttää pohjana henkilökohtaiselle kulutiedon arvioinolle, joka olisi epäkäytännöllistä suorittaa painetusta tiliotteesta.

Kuitti-skannauksen ja tiliotteen skannaamisen yhdistelmä luo erityisen tehokkaan taloudellisen työnkulun. Kuitit tarjoavat yksityiskohtaisuuden: mitä ostettiin, kohta kohdalta, kullakin jälleenmyyjällä. Tiliotteet tarjoavat täydellisyyden: jokainen tapahtuma, mukaan lukien ne, joiden johtava ei tuottaneet paperikuittia. Yhdessä he antavat kattavan näkemyksen menoista, joita ei yksistään tarjota. Kuitti osoittaa, että 47 euron maksu päivittäistavarakaupassa koostui erityisistä tuotteista erityishinnoilla. Tiliote osoittaa, että 47 euron maksu tapahtui tiistaina klo 15:14 ja että samalla iltapäivällä oli myös 12 euron maksu kahvilassa, josta ei tuotettu kuittia, joka kannatti skannata. Molemmat tietokerrokset ovat hyödyllisiä, ja yhtenäinen skanneri tekee molemmat käytettävissä samalla työnkululla.

Kahdeksan Tyyppiä Käytännössä ja Valinta Milloin Skannata

Kahdeksan asiakirjatyyppiä, joita skanneri tukee, ovat kuitit, laskut, reseptit, käyntikorttit, tiliotteet, laboratoriotulokset, henkilöllisyysasiakirjat ja yleisiä asiakirjoja. Jokainen on omat ekstraktiomalli, mutta käyttömalli kaikkialla seuraa samaa omaksumiskäyrää. Ihmiset alkavat skannaamalla asiakirjatyyppiä, joka käsittelee heidän kiireellisimmän tarpeen. Freelancerina se on yleensä laskut. Jonakin, joka hallitsee terveyttään, se on laboratoriotulokset ja reseptit. Konferenssiosallistujalle se on käyntikorttit. Kun skannausaste muodostuu yhden asiakirjatyypin ympärille, se luonnollisesti laajentuu muille, koska työnkulku on identtinen ja esteen lisäämisestä toiseen tyyppi on nolla.

Kysymys siitä, milloin skannata, on pohjimmiltaan kysymys siitä, milloin rakenteellinen tieto on arvokkaampi kuin valokuva. Liikelounaasta peräisin olevan kuitin kohdalla, jonka on mentävä kuluraporttiin, vastaus on aina: skannaus säästää enemmän aikaa kuin se maksaa. Satunnaisen päivittäistavarakuitin osalta, jolla ei ole vero- tai seurantaseurauksia, vastaus riippuu siitä, onko menonhallinta osa päivittäistä rutiinia. Tiliotteiden osalta vastaus riippuu siitä, palvelevat tapahtumaosat tarkoitusta pankin online-portaalin ulkopuolella. Skanneri ei määrä työnkulua; se mahdollistaa minkä tahansa työnkulun, jota käyttäjä tarvitsee, kattavasta skannaa-kaikki-dokumentaatiosta kohdennettuun skannaamiseen vain dokumenteista, jotka palvelevat välitöntä tarkoitusta.

Yleinen asiakirjatyyppi toimii pyydystösenä asiakirjoille, jotka eivät mahdu siististi muihin seitsemään luokkaan. Sopimukset, kirjeet, lomakkeet, ilmoitukset, todistukset, luvat ja kaikki muut paperit asiakirjat, jotka sisältävät tekstiä, jonka arvoinen digitalisointia, voidaan käsitellä yleisen ekstraktiokanavan kautta. Yleisten asiakirjojen tuotanto on koko tekstisisältö rakenteellisella muotoilulla säilytetty, mikä tekee siitä hyödyllisen arkistointi-, haku- ja viitetarkoituksiin, jopa ilman dedikoidusta asiakirjatyypeistä saatavaa erikoistunutta kentän poistamista. Tämä tarkoittaa, että skanneri ei koskaan hylkää asiakirjaa, koska se ei vastaa tunnettua tyyppiä. Kaikki on skannattavissa ja kaikki tuottavat hyödyllistä tuotantoa, kun erikoistuneet tyypit tuottavat erityisen hyödyllistä rakenteellista tuotantoa, joka on räätälöity niiden sisältöä varten.